PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC OPTIMI WORK
Giúp đội ngũ làm đúng việc – đúng người – đúng thời điểm
Với nhiều đội ngũ trong các doanh nghiệp SME, vấn đề lớn nhất không phải là thiếu việc để làm, mà là:
- Công việc nhiều nhưng không biết đang tắc ở đâu
- Nhân viên bận rộn nhưng kết quả không như kỳ vọng
- Dự án kéo dài, trễ hạn nhưng khó quy trách nhiệm
Optimi Work là phần mềm giúp bạn gom toàn bộ công việc, dự án và con người về một hệ thống duy nhất, để bạn:
- Nhìn rõ toàn cảnh công việc của đội ngũ;
- Biết chính xác ai đang làm gì, làm đến đâu;
- Can thiệp kịp thời trước khi trễ deadline hoặc vỡ kế hoạch.
Tính năng nổi bật của Optimi Work
Quản lý và phân công công việc
Nền tảng giúp tối ưu hóa việc phân định trách nhiệm. Bạn có thể dễ dàng tạo việc, gán người phụ trách và thiết lập mức độ ưu tiên. Hệ thống đảm bảo mọi cá nhân đều biết rõ mình phải làm gì, từ đó loại bỏ hoàn toàn tình trạng trùng lặp hoặc bỏ sót nhiệm vụ.
Theo dõi tiến độ công việc
Cung cấp cái nhìn toàn cảnh về "sức khỏe" của dòng việc. Thông qua bảng Kanban và các chỉ số thời gian thực, nhà quản lý có thể nhận diện ngay các "nút thắt cổ chai", biết chính xác việc nào đang trễ hạn hoặc đang bị đình trệ để can thiệp kịp thời.
Lập kế hoạch và quản lý lịch công việc
Công cụ sắp xếp thời gian thông minh dưới dạng Calendar, cho phép đồng bộ hóa với Google Calendar. Tính năng này giúp đội ngũ quản lý khối lượng công việc theo tuần/tháng/quý một cách khoa học, tránh tình trạng quá tải cục bộ vào một thời điểm.
Cộng tác và trao đổi trong công việc
Xóa bỏ sự rời rạc khi giao tiếp qua nhiều ứng dụng khác nhau. Mọi thảo luận, tệp đính kèm và lịch sử chỉnh sửa đều được lưu trữ tập trung ngay trong từng đầu việc, giúp thông tin luôn minh bạch và dễ dàng truy xuất lại khi cần.
Tự động hóa và nhắc việc thông minh
Giải phóng đội ngũ khỏi các thao tác thủ công lặp đi lặp lại. Hệ thống tự động hóa luồng giao việc theo hành vi và gửi cảnh báo nhắc nhở đa nền tảng (Email, App, Web) khi công việc sắp đến hạn, đảm bảo kỷ luật thực thi mà không cần đốc thúc trực tiếp.
Quản lý quy trình và phê duyệt
Số hóa các quy trình nghiệp vụ nhiều bước. Optimi Work cho phép thiết lập các luồng phê duyệt tự động và phân quyền thao tác theo từng giai đoạn, đảm bảo công việc được xử lý đúng trình tự, đúng thẩm quyền và chuyên nghiệp.
Báo cáo và phân tích hiệu suất
Hệ thống hóa dữ liệu thô thành các biểu đồ trực quan. Bạn có thể đánh giá chính xác năng suất của từng cá nhân, phòng ban thông qua tỷ lệ hoàn thành đúng hạn và thời gian xử lý trung bình, từ đó có cơ sở tối ưu hóa nguồn lực.
Tùy biến và phân quyền hệ thống
Linh hoạt thích ứng với mọi quy mô doanh nghiệp. Tính năng này cho phép tùy chỉnh các trường thông tin, giao diện hiển thị và thiết lập bộ quyền truy cập chi tiết đến từng vị trí, đảm bảo tính bảo mật và phù hợp với đặc thù vận hành riêng biệt.
Tích hợp và đồng bộ hệ thống
Kết nối không giới hạn để tạo nên một hệ sinh thái làm việc thống nhất. Optimi Work tích hợp sẵn với hệ sinh thái Optimi (CRM, HRM) và các công cụ toàn cầu như Google Calendar, Gmail, Zapier thông qua API và Webhook mạnh mẽ.
Thiết lập và quản trị mục tiêu
Gắn kết mọi nỗ lực thực thi với tầm nhìn chiến lược. Tính năng quản trị theo OKR/KPI giúp đội ngũ tập trung vào những kết quả then chốt. Mỗi tác vụ nhỏ đều được liên kết trực tiếp với mục tiêu chung, biến sự bận rộn thành hiệu quả thực tế.
Quản lý dự án
Giải pháp chuyên sâu cho các dự án phức tạp. Phân rã dự án theo các cột mốc (Milestone), theo dõi tiến độ tổng thể và kiểm soát lộ trình thực thi xuyên suốt. Đây là công cụ đắc lực để đảm bảo dự án về đích đúng hạn với nguồn lực tối ưu nhất.
Lợi ích mang lại
Tăng hiệu suất làm việc của mỗi thành viên trong tổ chức.
Đối với nhà Lãnh đạo
- Nắm toàn cảnh công việc & dự án của cả đội
- Không cần hỏi từng người “đến đâu rồi”
- Dễ đánh giá hiệu suất thật, không dựa vào cảm giác
- Kiểm soát tốt hơn chi phí, thời gian và nguồn lực
Đối với cấp Quản lý
- Giao việc rõ ràng, không chồng chéo
- Theo dõi tiến độ theo thời gian thực, không cần hỏi nhân viên “đến đâu rồi?”
- Phát hiện sớm việc có nguy cơ trễ hạn – can thiệp trước khi quá muộn
- Giảm họp, giảm nhắc việc thủ công – dành thời gian cho việc quan trọng hơn
Đối với Nhân viên
- Biết rõ công việc cần làm mỗi ngày, hiểu rõ phải làm gì để phối hợp teamwork hiệu quả
- Không bỏ sót việc, không trễ deadline
- Làm việc tập trung hơn – không bị ngắt quãng bởi tin nhắn rời rạc
- Làm việc minh bạch, được ghi nhận đúng đóng góp
So sánh cách làm cũ và khi dùng Optimi Work
Xem ngay sự khác biệt rõ ràng trước và sau khi sử dụng Optimi Work!
Cách làm cũ (Excel – Zalo – Email)
- Sợ báo cáo công việc cho cấp trên hoặc khách hàng
- Giao việc qua Zalo, miệng, Excel
- Không biết ai đang làm gì
- Trễ deadline – đổ lỗi qua lại
- Mất nhiều giờ họp để cập nhật các đầu việc
- Mỗi phòng dùng một file riêng
Khi dùng Optimi Work
- Tự tin và dễ dàng báo cáo chi tiết từng đầu việc
- Giao việc tập trung, có người phụ trách, có deadline
- Dashboard theo thời gian thực – rõ trách nhiệm, rõ tiến độ
- Hệ thống nhắc hạn – tiến độ minh bạch – không còn “việc trôi”
- 1 click xem toàn bộ tiến độ nhóm hoặc dự án
- Làm việc trên một nền tảng chung – kết nối liên phòng ban
Khách hàng nói về chúng tôi
Trước đây, mỗi lần duyệt khoản thu – chi hay hồ sơ liên quan đến chi phí, chúng tôi phải hỏi qua nhiều người, đối chiếu nhiều file nên rất mất thời gian và dễ thiếu sót. Từ khi dùng Optimi Work, toàn bộ quy trình phê duyệt được đưa lên hệ thống: ai đề xuất, ai duyệt, duyệt đến bước nào đều rõ ràng và minh bạch
Công ty Luật TNHH Khoa TínGiám đốc công tyTính năng nhắc việc tự động giúp đội ngũ Thuận Phong không còn quên việc. Mỗi đầu việc đều được nhắc đúng thời điểm, đúng người phụ trách, giúp tiến độ dự án được kiểm soát chặt chẽ hơn rất nhiều. Quản lý không phải chạy theo nhắc việc, còn đội thực thi biết chính xác mình cần làm gì và khi nào
Công ty CP Tư vấn & Xây dựng Thuận PhongGiám đốc công tyCâu hỏi thường gặp
Giải đáp những thắc mắc phổ biến về Optimi Work
Tôi có thể theo dõi tiến độ của nhiều dự án/phòng ban cùng lúc không?
Có. Với Optimi Work, bạn có thể quản lý nhiều dự án hoặc đầu việc của nhiều phòng ban trên một bảng điều khiển duy nhất, sử dụng các chế độ hiển thị như Kanban, Timeline, Gantt hoặc List View. Bạn sẽ thấy rõ ai đang làm gì, tiến độ đến đâu, có bị trễ không – mà không cần mở từng dự án riêng lẻ.
Phần mềm có tự động nhắc việc hoặc cảnh báo khi công việc bị trễ không?
Có. Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến người phụ trách khi sắp đến hạn hoặc quá hạn công việc. Bạn cũng có thể cài đặt luồng nhắc việc tùy chỉnh (VD: trước deadline 2 ngày, khi bị trễ 1 ngày…) để đảm bảo không có đầu việc nào bị bỏ quên.
Optimi Work có hỗ trợ đo lường hiệu suất làm việc không?
Có. Phần mềm tự động tổng hợp báo cáo theo thời gian thực như:Tỷ lệ hoàn thành công việc theo nhân sự, phòng ban, dự ánSố lượng task xử lý, thời gian trung bình hoàn thànhSo sánh giữa mục tiêu đề ra và kết quả thực tế (OKRs)Dữ liệu được trình bày trực quan bằng biểu đồ và có thể xuất file báo cáo khi cần.
Tôi có thể chuẩn hóa quy trình làm việc để toàn team cùng tuân thủ không?
Hoàn toàn có thể. Bạn có thể xây dựng quy trình mẫu (template) cho các loại công việc lặp lại (như duyệt đề xuất, tuyển dụng, lập kế hoạch marketing…). Các bước trong quy trình có thể được gán sẵn người thực hiện, tự động hóa hành động, và cảnh báo nếu bị chậm tiến độ. Điều này giúp đội ngũ làm việc bài bản, không bị sai sót.